Владелец большого магазина одежды пожаловался мне на огромное
количество бумаг, которые сыпались на него каждый день. Ему сообщали о
новинках моды, направляли предложения от различных производственных и
оптовых фирм, посылали проспекты, местные газеты, формы отчетности и
счета. Ему приходилось открывать все эти конверты, просматривать их
содержимое. Кроме того, он сам постоянно писал всевозможные записки с
мыслями о том, как улучшить свое дело. Он постоянно пытался навести
порядок в этих бумагах, так как не мог точно решить, что делать со
многими из них.
К тому же, он не хотел расставаться с рядом идей, которые он *
запечатлел в письменной форме. Однако он не пытался распределить свои
бумаги в зависимости от их значимости, поэтому груда бумаг на его столе
возрастала до угрожающих размеров. Я помог ему решить его проблему,
предложив сразу же после получения утренней корреспонденции
распределять ее по степени важности, выкладывая наиболее значительные
послания на самый верх. Кроме того, я посоветовал ему складывать все
бумаги, относящиеся к делам "Б" и "В" в правый ящик стола. На следующий
день, разбирая почту, он вынимал из ящика вчерашнюю корреспонденцию
лишь по мере того, как у него появлялось свободное время. Часто,
возвращаясь домой, он жалел, что так и не добрался до того или иного
письма. Поэтому на следующий день он вынимал его из ящика и присоединял
к ''сегодняшней" почте.
Иногда он получал второй запрос. В этих случаях он поднимал из ящика первое послание и присоединял его к текущей почте.
В целом же 80 процентов бумаг, которые скапливались у него в
ящике, никогда ему не требовались, и лишь 20 процентов отложенных бумаг
оказывались необходимыми. Когда ящик оказался переполненным, я
предложил своему клиенту, чтобы он
переместил все содержимое в нижний правый ящик. Через три недели
верхний ящик опять оказался заполненным до отказа. Тогда он разобрал
нижний ящик и выбросил из него все, что ему было не нужно.
Впоследствии, раз в две-три недели он повторял эту процедуру.
|