Первое с чего начинаем - разрабатываем документы, регламентирующие закупочную деятельность организации, а именно: положение о закупках и регламент (порядок) объявления тендеров. Первый документ описывает процедуры, как проводятся тендеры закупок и порядок их применения, а также права и обязанности Конкурсной комиссии. Второй четко прописывает механизм взаимодействия подразделений в ходе закупок. Иногда разрабатывается отдельное «Положение о конкурсной комиссии». Все эти документы и персональный состав конкурсной комиссии, утверждаются приказом руководителя организации. На первом этапе работы нового «отдела закупок» в его обязанности входит проведение всех крупных закупок организации на тендерной основе. Заинтересованное подразделение готовит и согласует техническое задание, на основе которого специалистами «отдела закупок» готовится тендерная документация и проводится конкурс. Закупающие подразделения продолжают проводить закупки, однако под контролем «отдела закупок», который контролирует неукоснительное и не формальное выполнение положения о закупках. Он также играет роль рабочего органа конкурсной комиссии. При необходимости «отдел закупок» корректирует процесс. Например, посчитав, что закупочное подразделение запросило котировки далеко не у самых выгодных поставщиков, он должен дополнительно запросить «недостающие» котировки и выбрать победителя исходя их всех полученных предложений. В дальнейшем все функции по выбору контрагентов постепенно переходят к «отделу закупок».
